仕事を依頼するときに、意識したいコミュニケーションデザイン〜自戒を込めて〜

最近、誰かに仕事を頼むことが増えてきた。
すると、頼み方にも工夫が必要だよな〜と感じるようになった。
今日は、私の備忘録として「あ、この人の指示わかりやすいな」と思った人の指示の伝え方をまとめていきたい。

①ネクストアクションのレベル感を合わせて伝えてくれる
仕事を頼まれたとき、私にとって一番ストレスになるのが、「どこまでのアウトプットを期待されているのかがあやふやな場合」だ。

例えば、
「このシステムって、こういう設定できるのかなぁ？」と聞かれた場合、求められるアウトプットとして下記3つが考えられる。
①今私が知っている知識の範囲でいいから、すぐに答えて欲しい
②今知っている知識の範囲だけでなく、設定可否をちゃんと調べて教えて欲しい
③設定可否を調べた上で、その設定までして欲しい
こういったアウトプットのイメージを、会話の中で明確に示してくれる人は、コミュニケーションコストが低くていいなぁ…と思ったりする。

② はじめに、「相談」なのか「依頼」なのかを示してくれる
①とほぼ近いけど、「私に何かを頼みたいのか」それとも「ただ意見を聞きたいだけなのか」、分かりづらい人がいる。
私が働きやすいなと思う人は、テキストメッセージであれ口頭であれ、「ちょっと相談なんだけど」「ちょっとお願い事があるんだけど」と会話の冒頭で言ってくれる。また、たとえ会話の冒頭で明言できなくても、話しているうちに「なるほど、そういうことか。じゃあ余裕があったらお願いしたいんだけど… or じゃあ〇〇さんに私からメールしとくわ！」とアクションの切り分けを明示してくれる。私自身、仕事を依頼するとき、ヌルっとお願いしてしまうことが多いけど、気をつけたい。

私だけかもしれないけど、忙しい時ほど「今この時間は何の時間なんだ…？雑談？それとも何か重要な仕事を頼まれる…？それとも優先度低い仕事…？」と、気になってしまい、地味にストレスがかかる。

③優先度を伝えてくれる
「いつまでに必要ですか？」と聞くと、「いつまでにできる？」と聞かれて戸惑った。その仕事の優先度が高いなら、他の仕事を後倒しして、今日中に終わらせることもできる。ただ、今月中/今年度中など、バッファがあるならその締め切りに合わせてタスクを進めたい。なぜなら今私はいろんな部署の人/お客さんといろんなプロジェクトをしているからだ！！！！(褒めて！！！！)
とはいえ、相手に私の忙しさはわからないはず。なので私の優先順位づけ方法を振り返ってみた。
軸①：社内プロジェクトか、社外(顧客)プロジェクトか
軸② : 明確な納期があるか、ないか
軸③ : 社内にとって、インパクトが大きいか小さいか

軸①については、顧客からの依頼の場合、優先順位を上げて対応する。
軸②については、言わずもがな納期が迫っているものから取り掛かる。
軸③については、納期も決まっていない、社外でもないが、私がやり切らなければ周りに迷惑がかかる/組織として前に進まない場合は、最優先事項を済ませた後、積極的に時間を確保する(まだできていないけど…)。

小さい会社でマルチタスクをしていると、顧客/協力会社/社内にステークホルダーがおり、緊急度の高いものから低いものまで(でも自社としては重要度が高いものもある)カバーしなければならない。

そのため、誰かからの依頼を責任を持ってやりきるモードと、その仕事をやらないことによって誰かに大ダメージを与えるわけではないが、会社にとって重要なかつ自分が責任者である仕事をやりきる(自分の時間を守りきる)モードを意識して切り替える必要があるなと感じた。

ちょっと話が脱線しちゃった。
納期について「なるはやで」が口癖の人には、
「お客さんからの納期依頼はありますか?」
「全体的なスケジュール感はどんな感じですか?」
「今私が抱えているメインタスクとして、AとBとCがありますが、それと比較した場合、会社としてどれを優先度高く行えばいいですか?」
と問い直しをする必要があるなと。

相手を責め立てることなく、できるだけスムーズかつ確実に仕事したいなあと思う日々である。